חשוב למסור במייל הפניה הראשוני לסוכנות הבוטיק המתמחה בטיולים תפורים את הפרטים הבאים: 

• הרכב הקבוצה שלך (למשל זוג, משפחה עם גילאי ילדים, גילאי סבא וסבתא, או מספר משפחות )  

• משך הנסיעה המתוכנן נטו והיעדים הרצויים. אם אינכם יודעים לאן לנסוע, ספרו מה מעניין אתכם.

• המועדים הצפויים. 

• אם יש לכם מסלול מתוכנן כבר כדאי לצרף אותו או לציין אתרים מסוימים שהם אתרי חובה.  

• רמת מגורים מבוקשת – למשל שלשה ארבעה או חמישה כוכבים, לינה ביתית, וכו'.  

• את מספר הטלפון הנייד שלכם . מאוד מקל לתקשר בווטסאפ במקרים מסויימים במהלך תכנון וסגירת התכנית בהם יתכן ותדרש תקשורת מיידית המתבצעת באופן נוח יותר מדואר אלקטרוני .   

• אלרגיות שונות, העדפות תזונה.